Consultoría Documental
El valor de la información sin duda es fundamental para cualquier empresa, sea cual sea su ámbito. Toda organización genera documentación fruto de su propia actividad y las relaciones con ella, por lo que dicha documentación adquiere un valor fundamental que requiere de una gestión global, óptima, eficiente y continua.
La gestión de los documentos facilita establecer metodologías de trabajo, herramientas y una cultura corporativa, orientadas al desarrollo de los activos intelectuales de la organización, con el objetivo de transformar el conocimiento acumulado en beneficios, tanto para la propia organización y su productividad, como para la sociedad en su conjunto, originando múltiples ventajas.
Ventajas para el cliente:
- Disponer de una estructura documental y de archivo para el control y descripción de los documentos, facilitando el acceso y la distribución de éstos.
- Tener toda la documentación controlada, tanto de manera física como automatizada con las nuevas tecnologías, ante cualquier necesidad de recuperación de información de forma ágil, rápida y precisa.
- Control de los flujos de entrada y salida de los documentos y la protección de éstos y su acceso.
- Realizar las actividades de una manera segura, ordenada y eficaz.
- Facilitar el expurgo de documentos.
- Mejorar la productividad.
- Facilitar la relación de trabajo diario entre los distintos departamentos y personas.
- Proporcionar coherencia y continuidad eficiente a la gestión de la organización.
- Facilitar y documentar la creación de políticas y la toma de decisiones.
- Ahorro de tiempo y costes.
- Cumplir con los requisitos legislativos y normativos respecto al ciclo documental.
- Apoyo a las actividades de futuro y de investigación de la organización.
- Sostenibilidad.
- Mantener la memoria de la organización.
Cómo lo hacemos y con qué elementos contamos:
Grupo CUSTAR, mediante un análisis de situación, aporta soluciones de mejora para la implementación de proyectos, en función de las necesidades y requerimientos del cliente.
CUSTAR establece las siguientes etapas para la implementación de un proyecto de gestión documental:
- Entrevista con el cliente y determinar qué es lo que quiere y sus objetivos.
- Investigación preliminar y análisis completo del estado del archivo documental, incluyendo los procesos de captura, flujos e intercambio de información (digitalización, préstamos, etc.).
- Identificación de las necesidades.
- Conocer, identificar y evaluar el fondo documental.
- Establecer la organización y clasificación del fondo documental.
- Establecer una ordenación del fondo para su control, accesibilidad y crear criterios de relación entre los documentos.
- Establecer la instalación más óptima para los documentos.
- Asentar criterios de flujo, acceso e intercambio de información, teniendo en cuenta la seguridad de los documentos.
- Con todo lo anterior, evaluar y diseñar un sistema de gestión de documentos, tanto físico, como automatizado, con el software de gestión documental correspondiente y teniendo en cuenta el impacto medioambiental.
- Implementación de un sistema completo de gestión de documentos.
- Revisión posterior a la implementación.
- Gestión periódica de la documentación y la información.
Grupo CUSTAR ofrece tres modalidades de satisfacer y facilitar la gestión documental de una organización:
- Gestión externa en nuestras instalaciones sumando la custodia y software adecuado del proyecto creado previamente.
- La implementación de un proyecto de gestión documental sin externalizar la gestión, la cual, una vez implantado, es el propio cliente quien lo lleve a cabo.
- Gestionar e implementar el proyecto de gestión documental en las propias instalaciones del cliente y gestionarlo con personal propio de CUSTAR como un servicio externo.